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Ordnung ist auch im Büro das halbe Leben - archivieren Sie richtig!

Wegschmeißen ist der einfachste Weg, Ordnung zu schaffen. Doch das ist nicht immer der richtige. Einige Unterlagen müssen Unternehmer recht lange aufbewahren. So will es das Gesetz. Erfahren Sie hier, was Sie unbeschwert entsorgen können und was abgeheftet werden muss.

Unternehmer müssen Unterlagen, die aus steuerlicher Sicht und für die Bilanz wichtig sind, aufheben. Das regelt das Gesetz. Allerdings: Nicht jeder Brief ist ein Geschäftsbrief, nicht jeder Beleg ein Buchungsbeleg. Sie sollten beim Sortieren sehr umsichtig sein, denn sind archivierungspflichtige Dokumente nicht mehr auffindbar, schätzt der Fiskus die Besteuerungsgrundlagen, oder es drohen Bußgelder. Im schlimmsten Fall hat das verfrühte Entsorgen sogar strafrechtliche Folgen. Auf der anderen Seite verursacht natürlich jedes abgelegte Schriftstück Kosten. Sinnvoll ist es darum, sich genau zu informieren, was man jeweils zum Jahresanfang wegschmeißen darf.

Das regelt der Gesetzgeber
Wie lange kaufmännische Dokumente aufbewahrt werden müssen, steht im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO). Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung, also alles, was zu Streitigkeiten führen könnte, sollten Sie mindestens sechs Jahre aufbewahren. Inventare, Handelsbücher, Rechnungen, Urkunden - alles, was gebucht wird oder Dauerwert besitzt wie Verträge, Gerichtsurteile, Baupläne und Bilanzen, muss zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder geändert wurde, und endet am letzten Tag des Schlussjahres.

Dokumente dienen

  • als Informationsquellen
  • als Auskunftsmittel
  • dem Nachweis ordnungsgemäßer Buchführung
  • der Sicherung eigener Ansprüche
  • der Abwehr unberechtigter Ansprüche

Geschäftsunterlagen sind Beweismittel
Sauber archivierte Dokumente helfen dabei, Sachverhalte aufzuklären oder zu beweisen, sollte es beispielsweise zu einem Zivilprozess gegen Ihre Firma oder einen Ihrer Schuldner kommen. Müssen Sie ausstehende Forderungen auf gerichtlichem Weg einfordern, haben Sie mit den aufbewahrten Unterlagen ein rechtswirksames Beweismittel zum Geschäftsvorfall. Mit Geschäftsunterlagen können Sie nachweisen, dass Sie gemäß der vertraglichen Vereinbarungen mit Kunden oder Geschäftspartnern gehandelt haben.

Ausnahmen von der Regel
Unter bestimmten Voraussetzungen kann sich die Aufbewahrungsfrist auch verlängern - beispielsweise wenn das Schriftstück für Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Frist zur Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist. Der Ablauf der Festsetzungsfrist kann durch eine Reihe von Ereignissen gehemmt werden, wie zum Beispiel einen Einspruch, eine Betriebsprüfung oder eine spätere Abgabe der Steuererklärung.

 

 

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