Elektronischer Kontoauszug mit Signatur

Als buchführungspflichtiger Unternehmer sind Sie verpflichtet, die sogenannten „Grundsätze zur  ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, zu beachten. Diese haben die bisher gültigen Vorschriften GOBS und GDPdU abgelöst.

• Die Anforderungen an die Aufbewahrung im Überblick:
• Die Inhalte dürfen nicht verändert werden, so dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
• Die übermittelten Daten dürfen vor dem Weiterverarbeiten in Ihren Systemen, vor dem Speichern bzw. bei einem möglichen späteren Ausdruck nicht bzw. nur nachvollziehbar verändert werden.
• Das Datenverarbeitungssystem muss die Unveränderbarkeit des Datenbestandes gewährleisten.
• Die Daten müssen während der Dauer der Aufbewahrung jederzeit verfügbar sein.
• Die Daten müssen unverzüglich lesbar gemacht werden können.
• Die Daten müssen mit den Buchungsbelegen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden.
• Die Daten müssen maschinell ausgewertet werden können.
• Originär digitale Daten sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Nicht ausreichend ist die ausschließliche Archivierung in maschinell nicht auswertbaren Formaten.

Mit Hilfe der Signatur ist der Nachweis erbracht, dass die Inhalte des Kontoauszugs nicht verändert wurden. Um die Anforderungen an die maschinelle Auswertbarkeit zu erfüllen, müssen Sie zusätzlich zur PDF-Kontoauszugsdatei auch die Umsatzdaten aus Ihrer Electronic-Banking-Software aufbewahren und auf Verlangen zugänglich machen.